Hablemos claro: la pregunta no es si algún día perderás datos, sino cuándo. Un disco que muere, un portátil robado, un empleado que borra una carpeta sin querer, un ransomware que lo cifra todo. El día que pase, solo importará una cosa: si tienes una copia buena y puedes restaurarla. La regla 3-2-1 existe exactamente para eso.
Qué dice la regla 3-2-1
Es fácil de recordar:
- 3 copias de tus datos: el original y, como mínimo, dos copias más.
- 2 soportes distintos: por ejemplo, el servidor y un disco externo, o el servidor y la nube. Si todo vive en el mismo sitio, un solo incidente se lo lleva todo.
- 1 copia fuera de la oficina: en la nube o en una ubicación física distinta. Un incendio, un robo o una inundación no pueden destruir a la vez el original y la copia.
Tres números. Si tu empresa los cumple, está mejor protegida que la mayoría.
Por qué las copias fallan cuando más las necesitas
Casi todas las empresas creen que tienen copias. El problema aparece el día que tienen que usarlas. Estos son los errores que más vemos:
La copia vive en el mismo disco (o en el mismo edificio)
Una carpeta «Backup» dentro del propio ordenador no es una copia: es una ilusión. Si el disco muere o el ransomware cifra el equipo, muere todo junto. Lo mismo pasa con el disco externo que vive permanentemente enchufado al servidor: para el ransomware, es un disco más que cifrar.
Nadie comprueba que la copia funcione
Una copia que nunca se ha probado a restaurar es una lotería. Los programas de copia fallan, los discos se llenan, las credenciales caducan… y nadie se entera hasta el peor día posible. Una copia no verificada no cuenta como copia.
Se copia lo que no toca
Se copian «Mis documentos» pero no la base de datos del programa de gestión. O las fotos, pero no el correo. El día de la restauración descubres que lo más valioso no estaba.
Confundir sincronización con copia
Dropbox, Drive o OneDrive sincronizan: si borras (o un ransomware cifra) un archivo en el ordenador, el cambio se replica en la nube en segundos. La sincronización es comodidad; la copia de seguridad es historia: poder volver a cómo estaban las cosas ayer o hace una semana.
Un caso (demasiado) habitual: el ransomware
El escenario se repite en muchas pymes, siempre igual. Un lunes por la mañana, nadie puede abrir los archivos. En cada carpeta, una nota: «tus datos están cifrados, paga para recuperarlos».
A partir de ahí, solo hay dos finales:
- Empresa A: tenía una copia externa, desconectada del sistema y probada. Se limpian los equipos, se restaura la copia de la noche anterior y en uno o dos días se vuelve a trabajar. Se pierde tiempo y algún nervio, pero el negocio continúa.
- Empresa B: su única copia era un disco conectado al servidor. También está cifrado. Las opciones son pagar (sin ninguna garantía) o rehacer años de trabajo: clientes, facturas, proyectos. Hay negocios que no se recuperan.
La diferencia entre A y B no es la suerte. Es una política de copias bien hecha.
Cómo aplicar la regla 3-2-1 en tu pyme
No hace falta una gran infraestructura. Hace falta criterio y constancia:
- Haz inventario de lo crítico. Base de datos del programa de gestión, documentos, correo, archivos compartidos. Si mañana desapareciera, ¿qué te dolería de verdad?
- Automatízalo todo. Las copias manuales «cuando alguien se acuerde» duran dos semanas. Programa copias diarias como mínimo.
- Saca una copia fuera. Nube con versiones o soporte físico que salga de la oficina. Que un solo incidente no pueda tocarlo todo.
- Mantén versiones, no solo la última copia. Si el ransomware actúa un jueves y solo guardas la copia del miércoles por la noche, quizá ya estés copiando archivos cifrados. Guarda días y semanas atrás.
- Prueba una restauración cada cierto tiempo. Elige un archivo o una carpeta, restáuralo y comprueba que se abre. Media hora que vale un negocio.
- Asigna un responsable. Alguien —interno o externo— debe revisar que las copias se han hecho y actuar si fallan. «Ya lo hace el ordenador solo» no es un plan.
¿Y la nube cuenta como «copia fuera»?
Sí, siempre que sea una copia de verdad y no una simple sincronización. Busca servicios de copia con historial de versiones y, a poder ser, con protección contra borrado: que ni siquiera un atacante con tus credenciales pueda eliminar las copias antiguas. Para la mayoría de pymes, la nube es la manera más práctica de cumplir el «1» de la regla.
La pregunta que lo resume todo
Si mañana a las 9 de la mañana todos tus ordenadores estuvieran cifrados, ¿cuánto tardarías en volver a facturar? Si la respuesta es «no lo sé», ya sabes cuál es la tarea pendiente de esta semana.